Eerst maar even een excuus: mijn eerste bijdrage aan het fenomeen Bloggen (onder die titel) was een beetje ontmoedigend voor al die collega’s die zich in de Spoetnik hebben ingescheept om de geneugten van Web 2.0 deelachtig te worden. Dat was natuurlijk niet de bedoeling, want ik vind het fantastisch dat zoveel UBA’ers (en anderen) zich de moeite getroosten om deel te nemen. het aantal deelnemers overtreft verre alle verwachtingen. Kortom, houd moed. En schrijf eigenlijk ook maar vooral wel veel in uw weblog.
En dan nu iets geheel anders: onderhandelen.Want behalve Bibliothecaris ben ik ook nog Onderhandelaar. Een dag per week werk ik voor SURFdiensen als ‘extern adviseur licenties’. Als zodanig ondersteun ik SURFdiensten bij hun contacten met uitgevers van wetenschappelijke informatie in elektronisch formaat. Ik doe dat vanzelfsprekend vanuit mijn achtergrond als directeur van een grote UB en lid van UKB, de ‘vereniging’ van Nederlandse Ubarissen, zoals ik ons wat oneerbiedig pleeg aan te duiden. Kortom, ik heb inmiddels heel wat ervaring opgedaan met het onderhandelen met uitgevers. En met collega’s. Daar valt heel veel over te vertellen, veel meer dan waar ik nu tijd voor heb. maar toch even een paar hoofdzaken.
Onderhandelen veronderstelt dat er twee partijen zijn die iets van elkaar willen en die tegengestelde belangen hebben. Zo beschikken uitgevers over wetenschappelijke informatie en willen daarvoor van bibliotheken een zo hoog mogelijke prijs krijgen. Bibliotheken daarentegen beschikken over geld en willen daarvoor zoveel mogelijk wetenschappelijke informatie krijgen. Dus moet je zo nu en dan even rond de tafel gaan zitten om daar afspraken over te maken. Omdat uitgevers zoveel mogelijk geld willen en bibliotheken zo min mogelijk willen betalen is er een belangenconflict. Maar beide partijen hebben er belang bij om dat conflict op te lossen, want anders krijgen ze geen van beide wat ze willen. In de werkelijkheid is het gelukkig iets ingewikkelder en spelen er nog veel meer aspecten een rol dan geld alleen. Dat is maar goed ook, want daardoor kun ontstaat er meer onderhandelingsruimte. Bij het onderhandelen zijn een paar zaken van belang: de wil om het eens te worden, begrip voor de belangen van de tegenpartij, een duidelijk idee over wat je zelf wil bereiken en verder vooral creativiteit en fantasie. Dat laatste is nodig omdat een onderhandelingsproces vaak niet erg voorspelbaar is. Het is soms nodig om in alternatieven te kunnen denken, om je te kunnen verplaatsen in je tegenstander, te beoordelen wat die meer en minder belangrijk vindt. Je moet dus wel weten wat je wil bereiken, maar je moet ook flexibel zijn.
Onderhandelen namens een aantal onafhankelijk partijen zoals universiteitsbibliotheken is weer een verhaal apart. De Nederlandse Universiteiten en hun bibliotheken verschillen nogal van elkaar in omvang, aard en samenstelling. Zo zij er universiteiten met en zonder medische faculteit, met en zonder natuurwetenschappelijke faculteit en ga zo maar door. Doorgaans hebben de Ub’s van die universiteiten dus niet dezelfde belangen bij het aanbod van bepaalde uitgevers. Kortom, je moet vooraf iets bedenken (bijvoorbeeld een eerlijke verdeling van de kosten) om de verschillen tussen bibliotheken te kunnen overbruggen. Verder hebben alle bibliothecarissen een mening over wat een goed onderhandelingsresultaat is en ze hebben ook allemaal verstand van onderhandelen. Dus het is ook wel verstandig te proberen daar vooraf tenminste enige afspraken over te maken. Omdat onderhandelingen vaak net iets anders lopen dan je van te voren verwacht, moet je ook zo nu en dan even terugkoppelen om de posities opnieuw te bepalen. Kortom, een onderhandelaar is vaak meer bezig zijn achterban of opdrachtgevers in het gareel te houden dan om de tegenstander te overtuigen. En het gaat om grote bedragen: de Nederlandse universiteiten betalen in 2008 ongeveer 8.5 miljoen Euro aan Elsevier, 2 miljoen aan Springer, 2.5 miljoen aan Blackwell/Wiley. Ze hebben er dus allemaal belang bij dat er goed wordt onderhandeld…
